Каких правил стоит придерживаться при деловой переписке.
Деловая переписка — это почти наука. Правильные однозначные формулировки, безукоризненная грамотность, емкое изложение сути — ее основа. Если вы не уверены, что безупречно владеете эпистолярным жанром, наймите специального человека, который будет редактировать вашу корреспонденцию. Дорого? Но неверно составленное или понятое письмо может обойтись потерей выгодных контактов, а это еще дороже.
Каких правил придерживаться при деловой переписке
1. Представьтесь в самом начале. Кратко. Как есть. Без вводных «крупнейшая-подающая-надежды-динамическая» компания.
2. Поставьте дату письма.
3. Правильно укажите наименование (данные) адресата и контакты.
4. Кратко изложите суть письма: предмет разговора, цель. Емко, чтобы читающему было понятно, стоит ли продолжать чтение.
5. Содержание. Здесь по сути изложите свои идеи/предложения.
6. Выразите свое уважение. В этом месте хорошо использовать такие фразы, как «Обращаюсь к Вам, поскольку Вы в этой области…». (Выразите значимость человека или его фирмы. Значимость адресата особенно важно подчеркивать, если обращаетесь к руководящему сотруднику, а не к владельцу).
7. Ваши контактные данные и примечания.
Оформление
Используйте спокойный шрифт, умеренного размера. Не пишите КАПСЛОКОМ.
Не используйте ненормативную или жаргонную лексику. В разных культурах шутки могут быть оценены по-разному, поэтому не шутите в деловой переписке.
Применяйте выражения вежливые, но не заискивающие. Уважаемый, а не достопочтенный, и так далее. Не сокращайте слова, особенно в обращении «г-н».
Абзацы лучше делать умеренной длины. Простые предложения. По 6-8 на абзац.
Используйте интервалы для разделения, так текст читается легче, чем сплошная простыня.
Не изобилуйте специфической терминологией, особенно если адресат специализируется в другой области.
Удачных переговоров!
